Щодо упорядкування документів для передавання до архіву
Відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» та розділу 3 пункту 3.9. «Правил роботи архівних установ України» затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5.
Приймання документів НАФ до архіву здійснюються після закінчення граничних строків зберігання в архівних підрозділах юридичних осіб – джерел комплектування архіву:
для управлінської документації районних, районних у містах Києві та Севастополі державних адміністрацій, органів місцевого самоврядування та безпосередньо підпорядкованих їм організацій, районних, міжрайонних, районних у містах, міських, міськрайонних судів, територіальних органів центральних органів виконавчої влади, а також сільськогосподарських підприємств – 5 років;
для окремих категорій документів незалежно від статусу юридичної особи – джерела комплектування архіву:
- записів актів цивільного стану, записів нотаріальних дій і судових справ, документів з кадрових питань (особового складу), господарських книг, документів з приватизації житлового фонду – 75 років;
-науково-технічної документації – 25 років;
-аудіовізуальних документів – 1 рік після закінчення їх виробництва або виходу у світ;
-електронних документів – 3 роки.
Для передачі документів місцевих рад до архіву потрібно:
Скласти описи :
- опис № 1 (продовження) справ постійного зберігання за ______ роки - 4 примірники;
- опис № 2 (продовження) справ постійного зберігання (погосподарські книги) за _____роки - 4 примірники;
- опис № 3 справ постійного зберігання (реєстри нотаріальних дій) за______ роки – 4 примірники;
- опис № 1-о/с (продовження) справ з кадрових питань (особового складу) за _______ роки - 3 примірники;
- опис № 1-ДТ справ довготривалого (понад 10 років) терміну зберігання (нотаріальні дії) за ____ роки - 4 примірники;
- акт про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, за ____ роки у кількості ___ справ - 2 примірники;
- довідку про дату останньої ревізії КРВ і проревізований період, підписану головою і бухгалтером;
- акт про нестачу справ (документів) за ____ роки - 2 примірники (у випадку нестачі документів).
Описи складаються на упорядковані справи (підшиті, пронумеровані, підписані заголовки відповідно до номенклатури справ (ПРАВИЛА організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях затверджено наказом Міністерства юстиції України 18.06.2015 № 100/5, зареєстровано в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 р. № 736/27181), розглядаються на засіданні експертної комісії (ЕК) ради, оформляється протокол.
Протокол засідання ЕК зі супровідним листом подають на засідання ЕК архівного відділу районної державної адміністрації (голові ЕК Лисенко Н.В.).
Схвалені на засіданні ЕК архівного відділу описи справ і акти разом із протоколом ЕК а.в. та супровідним листом на ім’я голови ЕПК Державного архіву Львівської області рада подає на засідання ЕПК.
Після схвалення описів голова ради їх затверджує підписом і печаткою. Далі документи передають на зберігання до архіву відповідно до описів та акту приймання-передавання документів.
